İşveren, çalışanı önceden açıkça aydınlatmadan kurumsal e-postayı denetleyemez

 KURUL KARARI

Kişisel Verileri Koruma Kurumundan:

İşverenler Tarafından Çalışanlara Tahsis Edilen Kurumsal E-Posta Hesapları Başta Olmak Üzere, İşin Yürütülmesi Amacıyla Kullanılan İletişim Kanallannın Denetlenmesi Suretiyle Gerçekleştirilen Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında İlke Kararı

Karar Tarihi: 16/09/2026

Bilindiği üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (6698 sayılı Kanun) 15’inci maddesinin altıncı fıkrası “Şikâyet üzerine veya resen yapılan inceleme sonucunda, ihlalin yaygın olduğunun tespit edilmesi hâlinde Kurul, bu konuda ilke kararı alır ve bu kararı yayımlar...” hükmünü amirdir. Öte yandan 6698 sayılı Kanun’un Kişisel Verileri Koruma Kurulunun (Kurul) görev ve yetkilerini düzenleyen 22’nci maddesinin birinci fıkrasının (e), (f) ve (g) bentlerinde sırasıyla Kurulun görev alanı ile Kurumun işleyişine ilişkin konularda, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri belirlemek amacıyla ve veri sorumlusu ve temsilcisinin görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin düzenleyici işlem yapma yetkisi düzenlenmiştir.
Bu çerçevede, işverenler tarafından çalışanlara tahsis edilen kurumsal e-posta hesapları başta olmak üzere, işin yürütülmesi amacıyla kullanılan iletişim kanallarının denetlenmesi suretiyle gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin olarak Kurul tarafından aşağıdaki tespit ve değerlendirmelerde bulunulmuştur.
Çalışanlara tahsis edilen kurumsal e-posta hesabı, bir iletişim aracının ötesinde; çalışanın mesleki ve zaman zaman kişisel ilişki ağını, çalışma örüntüsünü ve yazışma içeriklerini barındıran bir veri kaynağı niteliği taşımaktadır. Bu hesapların işveren tarafından denetlenmesi, işverenin yönetim hakkı ile çalışanın Anayasa’nın 20 ve 22’nci maddelerinde güvence altına alınan kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı ve haberleşme hürriyeti arasındaki dengenin gözetilmesini gerektiren bir kişisel veri işleme faaliyetidir. Diğer taraftan, işyerinde kullanılan iletişim kanalları yalnızca kurumsal e-posta hesaplarından ibaret değildir. Kurum içi mesajlaşma uygulamaları, kurumsal anlık iletişim hesapları, müşteri ilişkileri veya talep yönetim sistemleri, toplantı platformlarındaki sohbet ve kayıt alanları da somut olayın özelliklerine göre denetime konu olabilecek iletişim kanalları arasında yer almaktadır. Öte yandan, kişisel kullanıma da elverişli uygulamalar bakımından, söz konusu hesabın işveren tarafından iş amacıyla tahsis edilip edilmediği, çalışanın kişisel hesabı üzerinden kullanılıp kullanılmadığı ve çalışanın makul mahremiyet beklentisi ayrıca değerlendirilmelidir.
İşverenin, çalışana ait e-postanın içeriğine erişmeksizin yalnızca trafık/log kayıtlarını işlemesi dahi başlı başına bir kişisel veri işleme faaliyetini oluşturmaktadır. Bu itibarla e-posta denetimi gerek trafik verisine gerek içeriğe yönelik olsun, 6698 sayılı Kanun’un 4’üncü maddesindeki genel ilkelere, 5’inci ve 6’ncı maddelerindeki işleme şartlarma, 10’uncu maddesindeki aydınlatma yükümlülüğüne ve 12’nci maddesindeki veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere tabidir.
İletişim araçlarının işverene ait olması ya da işyerinde bulunması, tek başına işverene sınırsız ve mutlak bir denetim yetkisi tanımamaktadır. Nitekim gerek Anayasa Mahkemesinin gerek Avrupa İnsan Hakları Mahkemesinin konuya ilişkin kararlarında; işverenin denetim yetkisinin, çalışanın önceden açık biçimde bilgilendirilmesi, denetimin meşru bir amaca dayanması, amaçla sınırlı ve ölçülü olması ile daha az müdahaleci yolların önceliği ölçütlerine bağlandığı; içeriğin denetlenmesinin ise trafik verisi denetimine kıyasla daha ağır bir gerekçe gerektirdiği ortaya konulmuştur.
Bu çerçevede, işverenler tarafindan çalışanlara tahsis edilen kurumsal e-posta hesapları başta olmak üzere, işin yürütülmesi amacıyla kullanılan iletişim kanallarının denetlenmesi suretiyle gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinde;
1.    Kurumsal e-posta hesaplarının denetlenmesinin, içeriğe erişilmeksizin yalnızca trafik/log kayıtlarının işlenmesi hâlinde dahi başlı başına bir kişisel veri işleme faaliyeti oluşturduğu ve her hâlükârda 6698 sayılı Kanun’un işleme şartlarma, genel ilkelerine, aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülüklerine tabi olduğu; iletişim araçlarının işverene ait olmasının veya işyerinde kullanılmasının işverene sınırsız bir denetim yetkisi tanımadığı,
2.    Denetim faaliyetinin kapsamı belirlenirken, işyeri iletişim araçlarının kullanım amacına göre “iş amaçlı kullanım” ve “özel amaçlı kullanım” ayrımının dikkate alınması gerektiği; işveren tarafindan özel amaçlı kullanımın yasaklanmış, belirli sınırlar içinde serbest bırakılmış veya bu konuda açık bir düzenleme yapılmamış olmasının denetimin hukuka uygunluk değerlendirmesinde farklı sonuçlar doğurabileceği,
3.    İşverenin yönetim hakkı kapsamında işyeri iletişim araçlarının özel amaçlı kullanımına ilişkin kurallar belirleyebileceği; ancak bu kuralların açık, anlaşılır ve çalışan tarafından bilinebilir nitelikte olması gerektiği; özel amaçlı kullanımın yasaklanması, sınırlandırılması veya belirli zaman, kapsam ve yöntem koşullarına bağlanması halinde bu hususun çalışana açıkça duyurulması gerektiği; özel amaçlı kullanımın yasaklanmış olduğu hallerde dahi işverenin denetim yetkisinin ölçülülük ilkesiyle smırlı olduğu; denetimin sürekli ve aralıksız gözetim şeklinde yürütülmesinin ölçülü kabul edilemeyeceği; özel kullanım yasağının ihlal edildiği içerik dışı unsurlardan anlaşılabiliyorsa, yazışma içeriğine ayrıca erişilmesinin gerekli ve orantılı kabul edilemeyeceği; özel amaçlı kullanıma izin verilen hallerde, iş amaçlı iletişim ile özel amaçlı iletişimin birbirinden ayrılabiliyor olması durumunda denetimin yalnızca iş amaçlı iletişimle smırlı tutulması; çalışanın özel nitelikteki yazışmalarmın denetim dışında bırakılması gerektiği; iş amaçlı kullanım ile özel amaçlı kullanımın birbirinden ayrılamadığı hâllerde ise işverenin denetim yetkisinin daha dar yorumlanması gerektiği,
4.    İşverenin belirli bir cihaz, oturum, ağ ya da kurumsal sistem üzerinde teknik yetkiye sahip olmasmın, çalışanın kişisel e-posta hesabı, kişisel anlık mesajlaşma uygulaması, sosyal
medya mesaj kutusu veya benzeri özel iletişim alanlarında yer alan yazışma içeriklerine serbestçe erişebileceği anlamına gelmediği; bu nedenle teknik erişim imkânı ile hukuki erişim yetkisinin birbirinden ayrılması gerektiği,
5.    Denetimin hukuka uygunluğunun değerlendirilmesinde, çalışanın denetim faaliyeti hakkında önceden bilgilendirilmiş olmasının belirleyici unsurlardan biri olduğu; bununla birlikte, Anayasa Mahkemesi içtihadında aranan bilgilendirme ile 6698 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesinde düzenlenen aydınlatma yükümlülüğünün birebir aynı kavramlar olmadığı; her bilgilendirmenin 6698 sayılı Kanun anlamında aydınlatma sayılamayabileceği, ancak 6698 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesinde öngörülen unsurları taşıyan ve denetim faaliyetinin amacı, kapsamı ve yöntemi hakkında açık bilgi içeren usulüne uygun bir aydınlatmanın, çalışanın denetim konusunda önceden bilgilendirilmesi şartını da karşılayabileceği,
6.    İşveren tarafından yapılacak aydınlatmanın, soyut ve genel bir ifadenin ötesine geçerek; kişisel veri işleme faaliyetinin hukuki sebebini, amacını, kapsamını, denetimin trafik/log kayıtlarının incelenmesiyle mi yoksa içerik denetimiyle mi yürütüleceğini, içeriğe hangi hallerde erişilebileceğini, verilerin saklama süresini ve ilgili kişinin 6698 sayılı Kanun’un 11 ’inci maddesi kapsamındaki haklarını açık, anlaşılır ve somut biçimde içermesi gerektiği,
7.    Çalışanın denetim faaliyeti hakkında önceden bilgilendirilmediği ve 6698 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesine uygun şekilde aydınlatılmadığı hallerde, kişisel verilerine ve haberleşme hürriyetine müdahale edilmeyeceği yönünde makul bir beklenti taşıyacağının gözetilmesi gerektiği; yalnızca kurumsal e-posta hesabının işveren tarafından denetlenebileceği şeklindeki genel nitelikli bildirimlerin “bilgilendirme” koşulunu sağlamayacağı ve 6698 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesi kapsamında aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiği sonucunu doğurmayacağı,
8.    îş ilişkisindeki bağımlılık ve taraflar arasındaki güç dengesizliği dikkate alındığında, çalışanın açık rızasının kural olarak e-posta denetimi bakımından kural olarak öncelikli hukuki dayanak olarak esas almmaması gerektiği; açık rızaya dayanılan hallerde ise rızanın özgür iradeyle açıklanıp açıklanmadığının somut olay özelinde ayrıca değerlendirilmesi gerektiği; denetim kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin, somut olayın koşullarına göre 6698 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinin (2) numaralı fıkrasının (ç) bendinde yer alan “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması ” (e) bendinde yer alan “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ” ve (f) bendinde yer alan “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması ” işleme şartlarına dayandırılabileceği; ancak söz konusu işleme şartlarının varlığının, işverene sınırsız bir denetim yetkisi tanımayacağı,
9.    Denetimin, 6698 sayıh Kanun’un 4’üncü maddesindeki genel ilkelere uygun olarak; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru bir amaca dayalı, bu amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde yürütülmesi ve elde edilen verilerin yalnızca amacın gerektirdiği süreyle muhafaza edilmesi gerektiği,
10.    Denetimde kademeliliğin esas olduğu; işverenin ulaşmak istediği meşru amaca daha az müdahaleci bir yolla ulaşabildiği hallerde daha ağır denetim yöntemine başvuramayacağı;
içeriğe erişimin ancak trafik verisi denetiminin yetersiz kaldığı ve içeriğe erişimin zorunlu olduğu İstisnai hallerde gündeme gelebileceği; çalışana iş faaliyeti kapsamında tahsis edilen iletişim araçlarının kötüye kullanımın teknik yollarla (fıltreleme, engelleme vb.) önlenebildiği hallerde işverenin genel bir denetim hakkının doğmayacağı,
11.    İçeriğin denetlenmesinin, çalışanın özel hayatına ve haberleşme hürriyetine yönelen en yoğun müdahaleyi oluşturması nedeniyle daha güçlü ve somut bir meşru gerekçe gerektirdiği; içerik denetimine yalnızca somut şüphe bulunan hallerde ve iddiayla sınırlı olacak biçimde başvurulması, kapsamı belirsiz, genel ve süreklilik arz eden içerik incelemesinden kaçınılması gerektiği,
12.    îçerik denetiminde, denetime tabi tutulan iletinin gövdesinde veya eklerinde 6698 sayılı Kanun’un 6’ncı maddesi anlamında özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi riskinin gözetilmesi; ayrıca yazışmaların çoğu kez muhataplara ait kişisel verileri de barındırması nedeniyle, denetimin üçüncü kişilerin verileri üzerinde doğuracağı etkinin de dikkate alınması gerektiği,
13.    Çalışanın önceden bilgilendirilmediği gizli izleme yöntemleri ile çalışanın tüm işlemlerini ayrım gözetmeksizin kaydeden araçlar aracılığıyla yürütülen denetimin hukuka aykırı sayılacağı; denetimin, çalışanın bilgisi dâhilinde ve öngörülebilir bir çerçevede yürütülmesi gerektiği,
14.    Kurumsal e-posta hesaplan ve işin yürütülmesi amacıyla kullanılan iletişim kanalları üzerindeki elde edilen verilere erişimin, yalnızca bu görevle yetkilendirilmiş sınırlı bir personelle sınırlandırılması, erişim yetkisinin görev tanımlarıyla belirlenmesi, erişim kayıtlarının tutulması ve verilere erişen kişilerin gizlilik yükümlülüğü altına alınması gerektiği, 15. îş ilişkisinin sona ermesinin ardından, çalışana tahsis edilmiş kurumsal e-posta hesabına ilişkin veri işleme faaliyetlerinin hukuki dayanağının ayrıca değerlendirilmesi gerektiği; kural olarak ilgili hesabın çalışanın aktif kullanımına ve hesaba yeni erişimlere kapatılması, hesaba gelen iletilerin ilgisiz kişilerce görüntülenmesine imkân verilmemesi ve hukuki dayanağı kalmayan kişisel verilerin imha edilmesi gerektiği; bununla birlikte iş sürekliliğinin sağlanması, kurumsal iletişimin aksamaması, hukuki uyuşmazlıklarda savunma hakkının kullanılabilmesi veya ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, kurumsal e- posta hesabına ilişkin sınırlı, süreli, erişim yetkileri belirlenmiş ve kayıt altına alınmış yönlendirme, otomatik cevap, arşivleme veya muhafaza uygulamalarının somut olayın koşullarına göre değerlendirilebileceği,
16.    Söz konusu yükümlülüklere uyulmadığının tespiti halinde, somut olayın özellikleri dikkate alınarak gerekli incelemenin yapılacağı ve 6698 sayılı Kanun’un 18’inci maddesi uyarınca ilgili veri sorumluları hakkında idari işlem tesis edileceği
hususlarında kamuoyunun bilgilendirilmesine ve bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunumun 15’inci maddesinin altıncı fıkrası hükmü uyarınca İlke Kararı alınmasına ve bu İlke Kararı’nın Resmi Gazete’de ve Kurumun internet sitesinde yayımlanmasına oy çokluğu ile karar verilmiştir.